淮阴师范学院审计处审计档案管理办法

第一条 为了规范审计档案管理，保证审计档案质量，发挥审计档案作用，根据根据《中华人民共和国档案法》、《内部审计基本准则》、《教育系统内部审计工作规定》和《淮阴师范学院档案管理办法》，结合学校审计工作实际，制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案是指从事学校内部审计工作所形成的具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。主要由财务审计档案、工程审计档案、合同及工程招标文件审核档案、行政管理档案组成。

第三条 本办法所称档案管理，是指依据有关规定对审计档案进行收集、整理、归档等活动。

第四条 审计档案坚持“谁审计、谁立卷”的原则，按审计项目由主审人员负责收集、整理，审结卷成、定期归档。审计处兼职档案管理员负责审计档案综合管理。

第五条 审计业务档案按项目分别进行整理。一个审计项目可装订成一册或若干册，不得将几个审计项目合并订为一册。对跨年度的审计项目，在审计项目终结年度整理。

第六条 财务审计项目应归档的文件材料主要是：

（一）审计委托书；

（二）项目审计计划、审计方案及其调整记录；

（三）被审计单位或人员承诺书

（四）审计通知书；

（五）审计工作底稿和调查记录；

（六）审计报告征求意见稿；

（七）被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见；

（八）校领导对审计报告的批复；

（九）审计报告正稿；

（十）其他有关材料。

第七条 工程审计项目应归档的文件材料主要是：

（一）工程招标控制价审核意见及工程招标控制价审定书；

（二）工程结算审核报告及工程结算审定书；

（三）工程招、投标文件，中标通知书，施工合同及有关会议纪要；

（四） 图纸会审记录、设计变更通知单、施工变更签证、隐蔽工程验收记录、甲供材料清单；

（五）工程项目管理部门报送的工程预、结算资料；

（六）与工程造价有关的其他相关资料。

第八条 合同及工程招标文件审核项目应归档的文件材料主要是：

（一）合同及工程招标文件审核定稿；

（二）合同及工程招标文件审核修改意见；

（三）合同及工程招标文件审核报审材料（招标文件、投标文件、中标通知书、履约保证金缴纳证明、项目相关会议记录及立项材料等）。

第九条 行政管理档案应归档的文件材料主要是：

（一）上级有关审计工作的文件；

（二）本校审计工作的规章制度；

（三）审计工作计划、总结、重要会议记录；

（四）向上级请示及批复；

（五）审计工作表彰及申报材料；

（六）上级审计工作会议有关文件材料；

（七）每年向省教育厅、审计厅报送的审计数据等材料；

（八）审计发现问题整改相关材料；

（九）其它资料。

第十条 审计档案内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。

（一）结论性文件材料，如审计报告正式稿、被审计单位反馈意见、审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿、审定审计报告的会议纪要、审计处理意见等；

（二）证明性文件材料，如审计证据、承诺书、审计工作底稿、审计调查记录等；

（三）立项性文件材料，如审计实施方案、项目审计计划、审计通知书、审计委托书等；

（四）其他备查文件材料。

第十一条 审计项目主审人应当根据归档的范围，在审计项目结束后对审计项目形成的应归档文件材料按《审计机关审计档案管理规定》进行收集、整理，录入学校档案系统，由审计处兼职档案员于每年五月底前集中向校档案馆移交。档案立卷归档情况，作为对各科室、人员年度综合考核内容。

第十二条 审计档案保管期限按学校档案馆有关规定执行。借阅审计档案，仅限定在审计部门内部人员，审计部门以外的单位不得查阅。如有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计部门领导批准。

第十三条 本办法由审计处负责解释。

第十四条 本办法自颁布之日起施行。